DIGI Pack

Accélérez votre transformation digitale avec notre offre clé en main

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Une offre de prestations et d'accompagnement complète et intégrée


DIGI Pack intègre, en plus de ses composants logiciels, l’ensemble des prestations et des documents associés pour un déploiement réussi du projet. Konica Minolta accompagne pas à pas l’entreprise, depuis la formalisation de ses objectifs jusqu’à l’adéquation et au bon fonctionnement de la nouvelle solution digitale : cadrage, installation, paramétrage, recette, mise en production, transfert de compétence et/ou formation.

L’objectif est toujours le même : rendre votre organisation plus efficace, plus sereine avec le coût d’exploitation le plus optimal.

Digitalisez votre processus métier


Konica Minolta a conçu l’offre DIGI Pack, la toute première offre du marché « clé en main » et entièrement intégrée (Conseil, Solution et Services adaptés) de digitalisation des processus métiers : depuis l’analyse de l’ensemble des processus avec le choix d’une solution technique jusqu’à sa mise en place, que cela soit pour la capture et le partage des documents, le traitement des processus RH, en passant par la gestion intelligente des échanges clients et fournisseurs.

DIGI Pack intègre, en standard et dans un produit unique et adaptable, l’ensemble des prestations indispensables avec pour seul et unique objectif : un usage efficace et conforme aux besoins des processus de l’organisation.

Dématérialisation RH

Digitalisez la gestion de l’ensemble de vos processus RH (bulletins de paie, dossiers employés, formulaires, …).

La solution :

  • Déposez les bulletins de paie de vos salariés au format électronique dans leurs Espaces Sécurisés de Conservation individuels.
  • Conservez une copie numérique pour assurer votre conformité avec les obligations légales en vigueur.
  • Donnez la possibilité à vos collaborateurs de consulter leurs dossiers depuis tout poste informatique et via leur Compte Personnel d’Activité (CPA).
  • Archivez de manière sécurisée les documents confidentiels et informations personnelles de vos salariés dans un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR).
  • Facilitez le processus d’approbation de vos documents nécessitant une validation.
  • Optimisez la gestion du flux d’informations par la mise en place de formulaires électroniques : demandes de congés, notes de frais, feuilles de temps, comptes-rendus d’entretiens individuels ou d’évaluation.
  • Bénéficiez de rappels automatiques pour les documents nécessitant une reconduction (période d’essai, …).
  • Échangez aisément vos documents de travail avec vos partenaires : conseillers, avocats, experts-comptables…

Vos bénéfices  :
  • Éliminez les pertes de temps liés à l’impression, distribution et archivage des bulletins de paie
  • Réduisez de 70% le coût de gestion de vos fiches de paie
  • Solution certifiée NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique d’AFNOR (norme NF Z42-020)
  • Renforcez la confidentialité de vos documents RH en gérant les accès par niveau de permissions
  • Engagez votre entreprise dans une démarche écologique en limitant les impressions papier

Dématérialisation Factures Fournisseurs

Simplifiez le traitement de vos factures d’achat en automatisant les phases de saisie, validation, archivage et d’intégration comptable.

La solution :

  • Procédez à la capture de vos données quel que soit le format des factures reçues (papier ou email).
  • Bénéficiez de technologies de reconnaissance de données avancées pour capturer automatiquement les informations des factures (en tête, pied de pages, lignes articles).
  • Contrôlez la justesse des données capturées à l’aide d’une console de vidéo-codage multi-utilisateurs, multi-dossiers comptables.
  • Automatisez le déclenchement d’un workflow de validation auprès des services/ collaborateurs concernés pour obtenir rapidement le bon à payer.
  • Intégrez dynamiquement vos écritures comptables dans votre progiciel (Sage, Cegid, EBP, …).
  • Consolidez votre Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte d’achat (du bon de
  • commande à la preuve de paiement).


Vos bénéfices  :
 
  • Divisez par 5 le délai de traitement d’une facture
  • Réduisez jusquà 60% le coût de gestion de vos factures
  • Améliorez la relation avec vos fournisseurs et bénéficiez de remises pour paiement anticipé
  • Gagnez du temps pour dédier vos collaborateurs à des tâches à plus grande valeur ajoutée
  • Simplifiez la validation du bon à payer en associant dynamiquement l’ensemble des documents de la transaction commerciale (bons de commande et de livraison signés) à chaque facture

Dématérialisation Factures Clients

Communiquez au format numérique, de manière simple et automatisée, vos factures de vente à vos clients, en respectant la législation en vigueur.

La solution :

  • Transmettez les factures à destination de vos clients directement depuis votre progiciel de gestion commerciale (Sage, Cegid, EBP, Divalto, SAP, …).
  • Centralisez et échangez vos documents dans un portail cloud sécurisé et personnalisé à la charte de votre société.
  • Automatisez la distribution des factures à vos clients du secteur public grâce au connecteur Portail Chorus Pro.

Assurez votre conformité à la législation française en vigueur par la mise en place d’une signature électronique, d’un horodatage et d’une conservation de vos pièces au sein d’un composant Coffre-Fort Numérique certifié NF Logiciel (AFNOR).Consolidez votre Piste d’Audit Fiable par la mise en place de contrôles assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l’acte de vente (du bon de commande à la preuve de paiement).


Vos bénéfices  :
 
  • Éliminez les pertes de temps liées à l’impression, distribution et archivage de vos factures de vente
  • Réduisez de 70% le coût de gestion de vos factures clients
  • Générez des relances automatiques à vos clients n’ayant pas encore réglé leurs factures
  • Solution certifiée NF Logiciel Composant Coffre-Fort Numérique d’AFNOR (norme NF Z42-020)

Intranet documentaire et/ou partage de fichiers

Simplifier les échanges, publier, collaborer et partager les informations au sein et à l’extérieur de l’entreprise en créant des espaces de travail sécurisés.

La solution :
 

  • Échangez en tout sécurité en gérant les accès spécifiques de chaque interlocuteur interne ou externe.
  • Publiez du contenu simplement en quelques clics et organisez vos dossiers comme vous le souhaitez.
  • Collaborez simultanément sur vos documents et suivez les modifications en temps réel.
  • Partagez les informations en mobilité en utilisant l’application tablette ou smartphone lors de vos déplacements.
 

Vos bénéfices  :
  • Garantissez la confidentialité de vos échanges d’informations
  • Configurez simplement vos espaces privés pour collaborer en toute sérénité
  • Renforcez votre agilité grâce à une plateforme accessible en toute mobilité
  • Bénéficiez d’une expérience utilisateur ergonomique et intuitive

Numérisation et classement de documents dans Windows

Simplifiez la numérisation et le classement de vos documents papier dans Windows grâce à l’application intégrée à votre solution multifonctions Konica Minolta.

La solution :
 

  • Retrouvez simplement et rapidement vos documents numérisés
  • Naviguez dans l’arborescence MS Windows de dossiers automatiquement créés, pour rechercher un document donné.
  • Utilisez le moteur de recherche intégré à votre système d’exploitation MS Windows et ses critères de recherche avancés pour retrouver un document en quelques secondes.


Vos bénéfices  :
 
  • Simplicité d’utilisation
  • Prise en main rapide de l’outil
  • Indexation simple et rapide classement et renommage automatique

Gestion de contenus

Optimisez la gestion de vos documents au quotidien et favorisez le travail collaboratif au sein de vos différents services.

La solution :

  • Classez vos documents de manière logique et structurée.
  • Renforcez la confidentialité d’accès à vos documents par la définition de droits et permissions par utilisateur et groupe de travail.
  • Bénéficiez d’un moteur de recherche performant pour retrouver instantanément tous vos documents.
  • Gérez simplement les versions de vos documents en vous assurant la publication de la dernière mise à jour validée.
  • Assurez la synchronisation de vos fichiers entre vos postes informatiques, vos périphériques mobiles et la GED.
  • Diffusez vos documents de travail à vos contacts internes et externes de manière simple et sécurisée.
  • Accélérez la validation de documents par l’affectation de tâches via la fonction de Worflows.
  • Conservez durablement vos documents, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur, au sein d’un Coffre-Fort Numérique certifié AFNOR.


Vos bénéfices  :
  • Dopez les fonctionnalités de votre imprimante multifonction et éliminez le papier
  • Créez un cadre convivial pour dynamiser la créativité, l’innovation et la performance de vos collaborateurs
  • Offrez un accès à toute l’information de l’entreprise depuis un smartphone ou une tablette
  • Supprimez vos armoires papier au profit d’une conservation 100 % électronique
  • Renforcez la sécurité de vos échanges et votre conformité RGPD

La prestation de services DIGI Pack se décompose en 3 phases

Spécifications fonctionnelles

 
Etape d’étude permettant de produire les spécifications fonctionnelles et techniques du projet.

Installation de la solution

 
Etape pendant laquelle le Consultant Konica Minolta installera et paramétrera la solution pour la gestion des documents.

Recette technique et fonctionnelle

 
Etape pendant laquelle le Consultant de Konica Minolta valide avec le client que la solution fonctionne telle que définie dans le cahier des spécifications.

Gestion de projet


Le suivi et l’avancement du projet sont assurés par un Chef de Projet Konica Minolta qui doit s’assurer du bon déroulement du projet, la mise en place d’une solution répondant aux besoins client, le travail transverse de toutes parties prenantes et la communication entre l’équipe Delivery, le commercial et le client.

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