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La crise sanitaire de la COVID-19 a mis en évidence le manque de digitalisation des processus métiers ; de nombreuses actions et activités reposent encore sur le papier comme l’envoi de bulletins de salaires, la signature de contrats de travail ou encore de contrats avec des clients, etc. Cette crise sanitaire démontre le rôle important de l’automatisation et de la digitalisation des processus documentaires et métiers. C’est pourquoi Konica Minolta apporte de nouvelles fonctionnalités à sa plateforme de gestion documentaire KOMI Doc pour permettre une collaboration plus efficace et plus agile entre les équipes qu’elles travaillent à domicile, à distance ou au bureau, et ainsi mieux appréhender les défis liés à la nouvelle organisation du travail.
Une collaboration en temps réel La plateforme KOMI Doc intègre de nombreuses fonctionnalités de gestion documentaire qui permettent de créer des espaces d’échanges numériques sécurisés et conformes aux normes européennes. Ces espaces sont utilisables aussi bien entre collaborateurs mais aussi avec les clients et partenaires. Ils permettent la conception, le traitement et la validation de contenus en un seul et même endroit, et éliminent ainsi les processus d’approbation papier manuels et chronophages ou encore les échanges d’emails non adaptés.La mise en place de circuits de validation simplifie la coédition, le partage, la relecture de documents. La fonction de supervision en temps réel permet de savoir où en sont les collaborateurs pour la complétion des tâches qui leurs ont été affectées, au travers de notifications aux personnes impliquées. Enfin, l’application mobileKOMI Doc,disponible sur les périphériques mobiles iOS et Android, permet d’accéder aux documents et de gérer les tâches en tout lieu et à tout moment. Des possibilités d’automatisation des processus métiers élargie KOMI Doc garantit la digitalisation de processus métiers de bout en bout, notamment en associant les modules de signature électronique des documents et de traitement électronique des formulaires. L’ajout de la signature électronique complète, par exemple, l’automatisation du processus du recrutement de nouveaux collaborateurs en permettant de finaliser une embauche à distance en respect avec la législation. Différents niveaux d’identification des signataires sont possibles selon l’importance des documents (via un code reçu par SMS ou créationd’un certificat).En couplant la signature électronique au coffre-fort numérique de KOMI Doc, tous les éléments de preuves associés, démontrant la non-altération, l’antériorité et la traçabilité des actions, sont conservés pour garantir la valeur juridique et probante des documents.La solution permet de répondre à l’ensemble des besoins de l’entreprise puisqu’elle permet de créer et partager des formulaires en ligne (demande d’achats, bons de livraisons, réclamation client, demande de congés, preuve d’incidents...) pour accélérer les prises de décision à distance. Les données saisies sont centralisées pour un traitement plus fluide.Une gestion agile des documents au quotidien KOMI Doc fluidifie la capture et le classement des documents dans une base documentaire centralisée, sécurisée et facile d’accès, depuis le multifonction Konica Minolta, la suite MS Office, le bureau ou l’application métier.La recherche des documents est réalisée grâce à un nommage intuitif, un classement structuré et un moteur OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) plein texte optimisé.La sauvegarde des documents est facilitée en synchronisant le poste de travail avec l’espace personnel KOMI Doc, hébergé sur un Datacenter sécurisé et localisé en France. Une plateforme de gestion documentaire hautement sécuriséeKOMI Doc protège également les informations contre tout accès non autorisé, demande de rançon ou vol de données. Cette plateforme de gestion documentaire offre des fonctions :de protection des données en transit (HTTPS),de chiffrement des fichiers et dossiers avec clé de cryptage AES 256-Bit,ou encore de Filigrane numérique (watermark)intégrant une empreinte aux documents pour identifier l’auteur potentiel de fuite d’informations.La mise en place d’une Piste d’Audit permet aussi de tracer l’activité des utilisateurs et visualiser des actions réalisées sur les fichiers.La solution KOMI Doc est disponible, dès à présent, et peut être testée gratuitement pendant 45 jours en accès illimité. Konica Minolta accompagne la transformation numérique des entreprises au travers de son expertise unique en matière de gestion de l’information. En tant que fournisseur de services informatiques, Konica Minolta a développé une offre globale pour optimiser les processus métier grâce à l’automatisation des flux de travail et propose des solutions de gestion de l’infrastructure informatique, des contenus (ECM), de la sécurité informatique et des environnements cloud. Konica Minolta s'est vu attribuer le prix « Buyers Lab PaceSetter award for Smart Workplace Vision » pour sa vision prospective de l’environnement de travail de demain et sa stratégie d’investissement dans des technologies innovantes. Sur le marché de l’impression de production et de l’impression industrielle (sur lequel le Groupe a pu investir en se rapprochant de MGI Digital Technology dont il détient 40% du capital), Konica Minolta propose un accompagnement complet (audit et conseil, services, technologies et logiciels de pointe). En 2017, Konica Minolta s’est ainsi vu désigner leader du marché en Europe, en Asie centrale, au Moyen-Orient et en Afrique (InfoSource). Konica Minolta entend également devenir un leader de la sûreté avec Mobotix (dont 65% du capital est détenu par le Groupe). La santé représente aussi un axe stratégique de développement, l’ambition du Groupe étant d’assurer la transformation digitale du parcours de soins. Par le biais de ses cinq Business Innovation Centers répartis dans le monde, Konica Minolta innove en privilégiant la co-innovation avec ses clients, partenaires, mais aussi des industriels et des start-ups.
Konica Minolta Business Solutions France, basée à Carrières-sur-Seine, est une filiale à part entière du Groupe Konica Minolta Inc., Tokyo, Japon. En France, le Groupe emploie 1800 collaborateurs et a réalisé un chiffre d’affaires de 615,7 millions d’euros pour l’exercice 2019. Son offre globale est distribuée via un réseau de ventes composé de 7 entités régionales, de 120 concessionnaires et revendeurs.
Konica Minolta Business Solutions France est aussi engagé dans :