Logiciel GED Gestion électronique des documents

Accéder à la bonne information au bon moment représente un défi ? Vous avez trop d'outils différents parmi lesquels choisir lorsque vous voulez trouver un document ? Avez-vous parfois l'impression de perdre le contrôle de vos données ? Vous n'êtes pas seul. Les volumes de données ont augmenté massivement ces dernières années et le rythme de croissance continue de s'accélérer : les analystes prévoient une multiplication par cinq des volumes de données au cours des prochaines années à venir jusqu'en 2025.

Sans outils efficaces pour gérer ce flot de données, votre organisation risque de :

passer à côté d'opportunités commerciales
supporter une lourde charge administrative
faire face à l'augmentation des coûts des processus internes
avoir du mal à se conformer à des réglementations telles que la RGPD
perdre des documents importants
ralentir la recherche de documents spécifiques

C'est pourquoi une gestion efficace et intelligente de l'information est essentielle pour aider les organisations à mettre leurs données à profit.

Les avantages d'un logiciel GED pour la gestion électronique de vos documents

Classez et archivez tous vos documents d'entreprise de manière logique et structurée.
Renforcez la confidentialité et la sécurité de vos documents en paramétrant les droits d'accès par utilisateur ou par groupe de travail.
Bénéficiez d’un moteur de recherche performant pour retrouver vos documents par mots clés ou en appliquant des filtres.
Gérez simplement les versions de vos documents en vous assurant la publication de la dernière mise à jour validée.
Assurez la synchronisation de vos fichiers entre vos postes informatiques, vos périphériques mobiles et la GED.
Diffusez vos documents de travail à vos contacts internes et externes de manière simple et sécurisée.
Accélérez la validation de documents par l’affectation de tâches via la fonction de Workflows linéaires ou conditionnels.
Conservez durablement vos documents dans votre plateforme GED dans le cloud, dans le respect du cadre légal et des normes en vigueur, au sein d’un Coffre-Fort Numérique certifié AFNOR.

Nos solutions de gestion électronique des documents (GED)

Capture documentaire

Gestion de contenus & courriers entrants

Dématérialisation RH

Facture électronique

Dématérialisation factures clients

Dématérialisation factures fournisseurs

Archivage électronique

Signature électronique

FAQ : Vos questions les plus fréquentes sur les logiciels GED

Notre technologie de conversion de documents (solutions de numérisation) vous y aide. Lors de la conversion de vos documents papier en fichiers PDF (ou autres formats de fichiers), elle utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour analyser les informations du document et les intégrer dans le processus approprié. Par exemple, si la solution identifie un numéro de facture sur le document, elle le classe comme une facture et l'achemine vers la destination ou le processus métier approprié selon un workflow ou une procédure prédéfinie.
L'
automatisation des processus robotiques (RPA) peut prendre en charge des tâches répétitives du quotidien dans des secteurs tels que l'administration, la banque et l'assurance. Par exemple, 70 à 80 % des étapes du traitement d'une demande d'indemnisation sont répétitives et ne nécessitent pas d'expertise humaine. La RPA peut prendre en charge ces tâches, telles que le téléchargement de données, la création de rapports et l'émission de factures. Les demandes d'indemnisation peuvent donc être traitées plus rapidement et de manière plus cohérente, et les employés peuvent se concentrer sur les 20 à 30% du processus qui nécessitent une expertise humaine.
Les solutions de gestion de contenu sont particulièrement utiles dans des départements tels que le service juridique, la comptabilité et les ressources humaines, où les processus gagneront à être numérisés. Avec les solutions Konica Minolta de gestion électronique des documents, de
dématérialisation des factures et de
dématérialisation des processus RH, vos documents, factures, contrats, fiches de paie... sont respectivement stockés dans une seule base de données. Comme tout se trouve sur la même plateforme, les informations sont disponibles pour les utilisateurs autorisés par simple pression sur un bouton, ce qui accélère les processus tels que les approbations tout en maintenant la sécurité des informations.
La loi de dématérialisation 2024 a pour objectif de diminuer la fraude à la TVA.

Pour mener à bien ce projet, l’Etat a mis en place une législation impliquant les entreprises assujetties à la TVA à transmettre les factures de façon électronique depuis le portail public de facturation : Chorus Pro.

En tant qu'entreprise, vous aurez alors plusieurs possibilités :
Passer directement par le portail Chorus Pro (pour l’émission et la réception de factures)
Vous connecter au portail avec l’aide d’un OD (Opérateur de dématérialisation)
Sous-traiter ces opérations avec l’aide d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)
Toutes les entreprises assujetties à la TVA, indépendamment de leur taille, devront être obligatoirement capables d’accepter la réception de factures électroniques de la part des fournisseurs et de les intégrer dans leur système de gestion de comptabilité ou de gestion commercial.
à compter du 1er juillet 2024, en émission pour les grandes entreprises;
à compter du 1er janvier 2025 en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire;
à compter du 1er janvier 2026 en transmission pour les petites et moyennes entreprises et microentreprises.

Plus de 19 500 clients en Europe nous font confiance pour la gestion intelligente de l'information

Chez Konica Minolta, nous savons qu'il n'existe pas de solution unique, c'est pourquoi nous nous efforçons de développer des solutions personnalisées qui s'intègrent parfaitement à votre infrastructure existante et répondent à vos attentes.

Plus de 19 500 clients en Europe nous font déjà confiance en tant que partenaire pour les aider à résoudre leurs problèmes de gestion de l'information.

En plus de nos propres solutions, nous nous associons aux leaders du secteur de la gestion de l'information, tels que Microsoft, Hyland, M-Files et UiPath afin de vous proposer un maximum de fonctionnalités et de qualité.

Enfin, Konica Minolta est la garantie d'un accompagnement à la hauteur de vos attentes. Pour cela, nous mettons à votre disposition 700 experts et techniciens IT, 200 ingénieurs et 90 personnes dédiées à la relation client répartis dans 3 filiales et 50 agences en France à moins d’une heure de chez vous.

Nos offres de logiciels GED "clé en main"

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