Facture électronique

Il est important de bien faire la différence entre « facture électronique » et « facture dématérialisée ».

Une « facture dématérialisée » est une facture papier qui a été ensuite numérisée au format PDF pour être archivée ou envoyée par email. Or, une « facture électronique » est une facture émise, transmise et/ou reçue sous format dématérialisé. Elle tient lieu de facture d'origine et se différencie des factures « papier » par le fait qu'elle comporte nécessairement un socle minimum de données structurées qui garantissent son authenticité et son intégrité conformément au standard international EDI (Echange de Données Informatisé).

Les factures électroniques peuvent se présenter sous différents formats. L'administration a prévu 3 formats qu'il sera obligatoire d'accepter : UBL (Universal Business Language), CII (Cross Industry Invoice) ou encore Factur-X (un format mixte ou hybride qui comporte un fichier lisible par l’utilisateur et un autre interprétable uniquement par les systèmes d'informations).

Il est important de savoir qu’une facture PDF n’est pas considérée comme facture électronique par la nouvelle norme.

Depuis janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire pour toute entreprise travaillant pour des marchés publics (état, collectivités locales, etc.). A partir de septembre 2026*, l'obligation d'utiliser un logiciel de caisse certifié s'étendra progressivement à tous les échanges BtoB pour les entreprises du secteur privé.

Afin de respecter l’obligation de réception et d’émission des factures en format électronique, vous allez devoir sélectionner un prestataire pour vous accompagner dans la transformation digitale de votre service de facturation dès que possible. L'application de la reforme de dématérialisation se fera de façon progressive selon un nouveau calendrier qui démarre au 1er septembre 2026.

Cela signifie que toutes les entreprises assujetties à la TVA devront sélectionner une plateforme, soit le Portail Public de Facturation Chorus Pro, soit une plateforme privée partenaire afin de faire le lien avec la plateforme Chorus Pro.

Dans le cadre de la reforme n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique, les entreprises sont libres de choisir une ou plusieurs Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Elles peuvent passer directement par la Plateforme Publique de Facturation électronique (PPF) Chorus-Pro ou de choisir des partenaires privés et immatriculés qui agiront en tant que tiers de confiance et s’occuperont de la transformation de la validation et de l’envoi des factures aux finances publiques.

Pour répondre à cette demande et indépendamment de la taille de votre entreprise, nous vous accompagnons dans la mise en place de votre facturation électronique afin de communiquer de manière simple les factures au Portail Chorus Pro.

D’un point de vue fiscal, la facture électronique, tout comme la facture papier, doit respecter certaines exigences en termes de conservation. Ainsi, les factures transmises par voie électronique doivent être conservées sur support informatique pendant au moins 3 ans ; et sur tout support au choix de l'entreprise pendant les 3 années suivantes. Soit au total 6 ans.

Grâce à notre coffre-fort numérique certifié AFNOR NF logiciel (NF203), vous pourrez sauvegarder vos documents en toute sécurité et obtenir des copies numériques fiables en respectant la norme NF Z42-026. Cet espace de stockage numérique dont l’accès est limité à son seul utilisateur et aux personnes physiques spécialement mandatées, va permettre d’assurer la traçabilité, le contrôle d’intégrité et la gestion de vos documents. Lors de l'archivage, les factures sont scellées et horodatées afin de garantir leur pérennité.

Sachez que si un éventuel défaut de conservation (total ou partiel) ou de structuration des factures électroniques venait à être constaté lors d'un audit, votre entreprise pourrait être accusée de fraude et, par conséquent, sanctionnée.

Pour pouvoir être archivées, les factures doivent être préalablement authentifiées, intègres et intelligibles.

Afin de réunir ces conditions, 3 voies d'authentification sont possibles :

1. La piste d'audit fiable : elle permet à l'entreprise de reconstituer et de documenter le processus d'une opération et de relier les différents documents en rapport avec celle-ci (bons de commande, bons de livraisons, etc.)
2. La signature électronique avancée : elle permet d'identifier l'expéditeur d'une facture de façon fiable en créant un sceau inaltérable et anti-fraude.
3. L'EDI : Les logiciels d'échange de données informatisé (EDI) assurent la communication inter-entreprises en respectant les formats standard.