Facture électronique

Anticipez la facturation obligatoire 2024* et
simplifiez dès maintenant la gestion de vos factures

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Pourquoi passer à la facturation électronique ?

Dans le cadre de la prévention et de la lutte contre la fraude à la TVA, le gouvernement français met en oeuvre différentes mesures, dont la facturation électronique.

Ainsi, à compter de juillet 2024*, en fonction de leur taille et de leur nature, toutes les entreprises assujeties à la TVA seront progressivement obligées de gérer de façon dématérialisée l'émission et la réception des factures. Une réforme qui implique sans doute une adaptation des outils et des usages.

Facturation électronique : notre solution

Vous souhaitez augmenter la productivité de votre service comptable tout en réduisant les délais et les coûts de traitement associés ? Souhaitez-vous anticiper la réforme 2024* ? Prenez un temps d'avance et optez dès maintenant pour une solution de dématérialisation des factures.

Nos solutions de dématérialisation Factures Fournisseur & Factures Clients offrent un large éventail d'options pour s'adapter à vos processus et règles métiers. Gérez l'ensemble du processus de facturation à partir d'une seule interface avec des fonctionnalités telles que :

1. Collecte

Automatisez la collecte de vos factures quel que soit leur format et le mode d'envoi (papier ou électronique) et classez les automatiquement dans votre GED.

2. Capture et Reconnaissance

Procédez à la capture de vos données quel que soit le format des factures reçues (papier ou email) et bénéficiez de technologies de reconnaissance de données avancées pour capturer automatiquement les informations des factures : fournisseurs, date, montant...

3. Contrôle

Contrôlez la justesse des données capturées à l’aide d’une console de vidéo-codage multi-utilisateurs, multi-dossiers comptable, pour plus de précision dans le traitement de vos factures.

4. Collaboration

Automatisez le déclenchement d’un workflow de validation auprès des services/ collaborateurs concernés pour obtenir rapidement le bon à payer.

5. Classement

Les factures sont archivées dans votre outil GED (Gestion Electronique des Documents) et accessibles à tout moment par vos collaborateurs, clients ou fournisseurs depuis n'importe quel device.
Elles sont organisées au format au format d’archivage légal PDF/A par dossier fournisseur et conservées dans un Espace Sécurisé de Conservation assurant la chronologie et la vocation probatoire des documents liés à l'acte d'achat (du bon de commande à la preuve de paiement) afin de consolider votre Piste d'Audit Fiable (PAF).

6. Génération des écritures et intégration comptable

Intégrez dynamiquement vos écritures comptables dans votre progiciel (Sage, Cegid, EBP, ...) et évitez les fastidieuses opérations de raissaisies.

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Vous n'êtes pas encore convaincu de l'intérêt de la facturation électronique ?

FAQ : Les questions les plus fréquemment posées sur la facturation électronique

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Il est important de bien faire la différence entre « facture électronique » et « facture dématérialisée ».

Une « facture dématérialisée » est une facture papier qui a été ensuite numérisée au format PDF pour être archivée ou envoyée par email. Or, une « facture électronique » est une facture émise, transmise et/ou reçue sous format dématérialisé. Elle tient lieu de facture d'origine et se différencie des factures « papier » par le fait qu'elle comporte nécessairement un socle minimum de données structurées qui garantissent son authenticité et son intégrité conformément au standard international EDI (Echange de Données Informatisé).

Les factures électroniques peuvent se présenter sous différents formats. L'administration a prévu 3 formats qu'il sera obligatoire d'accepter : UBL (Universal Business Language), CII (Cross Industry Invoice) ou encore Factur-X (un format mixte ou hybride qui comporte un fichier lisible par l’utilisateur et un autre interprétable uniquement par les systèmes d'informations).

Il est important de savoir qu’une facture PDF n’est pas considérée comme facture électronique par la nouvelle norme.

Qui est concerné par la facturation électronique ?

Depuis janvier 2020, la facturation électronique est obligatoire pour toute entreprise travaillant pour des marchés publics (état, collectivités locales, etc.). A partir de janvier 2024*, l'obligation d'utiliser un logiciel de caisse certifié s'étendra progressivement à tous les échanges BtoB pour les entreprises du secteur privé.

Est-il obligatoire d'utiliser un logiciel de facturation ?

Afin de respecter l’obligation de réception et d’émission des factures en format électronique, vous allez devoir sélectionner un prestataire pour vous accompagner dans la transformation digitale de votre service de facturation dès juillet 2024* au plus tard.

Cela signifie que toutes les entreprises assujetties à la TVA devront sélectionner une plateforme, soit le Portail Public de Facturation Chorus Pro, soit une plateforme privée partenaire afin de faire le lien avec la plateforme Chorus Pro.

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

Dans le cadre de la reforme n° 2021-1190 du 15 septembre 2021 relative à la généralisation de la facturation électronique, les entreprises sont libres de choisir une ou plusieurs Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Elles peuvent passer directement par la Plateforme Publique de Facturation électronique (PPF) Chorus-Pro ou de choisir des partenaires privés et immatriculés qui agiront en tant que tiers de confiance et s’occuperont de la transformation de la validation et de l’envoi des factures aux finances publiques.

Pour répondre à cette demande et indépendamment de la taille de votre entreprise, nous vous accompagnons dans la mise en place de votre facturation électronique afin de communiquer de manière simple les factures au Portail Chorus Pro.

Comment archiver les factures électroniques ?

D’un point de vue fiscal, la facture électronique, tout comme la facture papier, doit respecter certaines exigences en termes de conservation. Ainsi, les factures transmises par voie électronique doivent être conservées sur support informatique pendant au moins 3 ans ; et sur tout support au choix de l'entreprise pendant les 3 années suivantes. Soit au total 6 ans.

Grâce à notre coffre-fort numérique certifié AFNOR NF logiciel (NF203), vous pourrez sauvegarder vos documents en toute sécurité et obtenir des copies numériques fiables en respectant la norme NF Z42-026. Cet espace de stockage numérique dont l’accès est limité à son seul utilisateur et aux personnes physiques spécialement mandatées, va permettre d’assurer la traçabilité, le contrôle d’intégrité et la gestion de vos documents. Lors de l'archivage, les factures sont scellées et horodatées afin de garantir leur pérennité.

Sachez que si un éventuel défaut de conservation (total ou partiel) ou de structuration des factures électroniques venait à être constaté lors d'un audit, votre entreprise pourrait être accusée de fraude et, par conséquent, sanctionnée.

Comment assurer l'authenticité d'une facture électronique ?

Pour pouvoir être archivées, les factures doivent être préalablement authentifiées, intègres et intelligibles.
Afin de réunir ces conditions, 3 voies d'authentification sont possibles :

La piste d'audit fiable : elle permet à l'entreprise de reconstituer et de documenter le processus d'une opération et de relier les différents documents en rapport avec celle-ci (bons de commande, bons de livraisons, etc.)
La signature électronique avancée : elle permet d'identifier l'expéditeur d'une facture de façon fiable en créant un sceau inaltérable et anti-fraude.
L'EDI : Les logiciels d'échange de données informatisé (EDI) assurent la communication inter-entreprises en respectant les formats standard.

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Nos offres de facturation électronique ce sont des offres "clé en main" réunissant l'ensemble des logiciels et des prestations adaptés à vos besoins et à la taille de votre structure.

Pour vous garantir une mise en oeuvre réussie de votre transformation digitale, nous mettons à votre service nos plus de 1800 professionnels qui vous conseilleront et vous aideront dans l'adoption de vos nouveaux outils de dématérialisation.

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*La loi initialement prévue pour application au 1er juillet 2024, a été reportée en juillet 2023 à une date ultérieure par le gouvernement en raison d’un manque de préparation des entreprises. Konica Minolta aide les entreprises à préparer l’application de cette réforme.

Souhaitez-vous en savoir plus sur nos solutions de facturation électronique ?

Complétez le formulaire ci-dessous et nos équipes vous contacteront sous 24 à 48h :

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