Logiciel GED - Gestion électronique des documents

Les recherches montrent que les gens passent jusqu'à 18 minutes en moyenne à chercher un document. La solution intelligente Enterprise Search de Konica Minolta vous permet de trouver des informations pertinentes en quelques secondes, sans avoir à changer d'application ou à effectuer des recherches ardues dans plusieurs systèmes. 

Notre technologie de conversion de documents (solutions de numérisation) vous y aide. Lors de la conversion de vos documents papier en fichiers PDF (ou autres formats de fichiers), elle utilise la reconnaissance optique de caractères (OCR) pour analyser les informations du document et les intégrer dans le processus approprié. Par exemple, si la solution identifie un numéro de facture sur le document, elle le classe comme une facture et l'achemine vers la destination ou le processus métier approprié selon un workflow ou une procédure prédéfinie. 

Les signatures électroniques peuvent remplacer les signatures manuelles dans presque toutes les transactions. Elles constituent une méthode juridiquement contraignante pour obtenir le consentement ou l'approbation d'un document ou d'un formulaire numérique.

L'
automatisation des processus robotiques (RPA) peut prendre en charge des tâches répétitives du quotidien dans des secteurs tels que l'administration, la banque et l'assurance. Par exemple, 70 à 80 % des étapes du traitement d'une demande d'indemnisation sont répétitives et ne nécessitent pas d'expertise humaine. La RPA peut prendre en charge ces tâches, telles que le téléchargement de données, la création de rapports et l'émission de factures. Les demandes d'indemnisation peuvent donc être traitées plus rapidement et de manière plus cohérente, et les employés peuvent se concentrer sur les 20 à 30% du processus qui nécessitent une expertise humaine.

Nos solutions cloud de partage de fichiers, basées sur SharePoint online, favorisent la collaboration, synchronisent automatiquement les mises à jour, garantissent l'enregistrement de toutes les modifications et  facilitent les recherches de contenu. L'accès mobile vous permet aussi de collaborer sur vos dossiers à tout moment depuis n'importe quel appareil...

Les solutions de gestion de contenu sont particulièrement utiles dans des départements tels que le service juridique, la comptabilité et les ressources humaines, où les processus gagneront à être numérisés. Avec les solutions Konica Minolta de gestion électronique des documents, de
dématérialisation des factures et de
dématérialisation des processus RH, vos documents, factures, contrats, fiches de paie... sont respectivement stockés dans une seule base de données. Comme tout se trouve sur la même plateforme, les informations sont disponibles pour les utilisateurs autorisés par simple pression sur un bouton, ce qui accélère les processus tels que les approbations tout en maintenant la sécurité des informations.

Initiallement prévue en juillet 2024, la loi de dématérialisation a pour objectif de diminuer la fraude à la TVA.

Pour mener à bien ce projet, l’Etat a mis en place une législation impliquant les entreprises assujetties à la TVA à transmettre les factures de façon électronique depuis le portail public de facturation : Chorus Pro.

En tant qu'entreprise, vous aurez alors plusieurs possibilités :

• Passer directement par le portail Chorus Pro (pour l’émission et la réception de factures)
• Vous connecter au portail avec l’aide d’un OD (Opérateur de dématérialisation)
• Sous-traiter ces opérations avec l’aide d’une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être obligatoirement capables d'émettre des factures électroniques :

• à compter du 1er septembre 2026, pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI);
• à compter du 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises;

En revanche, l’obligation de recevoir des factures électroniques s’applique pour l’ensemble des sociétés dès le 1er septembre 2026.