Espace de travail numérique à horizon 2024 : les cinq tendances majeures selon Konica Minolta

En utilisant des systèmes qui font appel à l'IA ou au « Machine Learning », les tâches laborieuses, chronophages ou répétitives peuvent être automatisées, donnant aux employés davantage de temps pour des tâches plus productives. Le marché de l'IA évoluera globalement de 298’246 milliards de dollars américains en 2024 à 1'847’495 milliards de dollars américains en 2030. Près de la moitié des collaborateurs (45 %) prévoient que l'IA entraînera dans leur travail un changement "important" en 2024[1], tandis que plus d'un tiers d'entre eux déclarent se sentir dépassés et inquiets face à ces changements.  Par conséquent, le déploiement de systèmes automatisés doit s’opérer de manière intelligente, éthique, sensible et prudente afin de garantir l’amélioration de la productivité des collaborateurs tout en respectant leurs droits et plus largement les opinions et les préoccupations de la société.
 
Konica Minolta travaille à intégrer une plus grande part d'IA au sein de ses solutions de gestion intelligente de l'information. L'objectif est de permettre une automatisation encore plus poussée afin de décharger les employés des tâches complexes et chronophages. Il s’agit par exemple de remplacer la technique OCR (Optical Character Recognition) qui nécessite une formation et un apprentissage approfondi pour extraire les informations de documents, par l'IA, qui ne requiert pas de formation préalable pour réaliser la même tâche. De plus, Konica Minolta travaille actuellement sur des services OpenAI individuels pour des actions telles que le résumé, la synthèse, le codage et l'analyse des feuilles de calcul Excel. Ces services peuvent être utilisés, par exemple, pour résumer automatiquement des documents, fournir une assistance dans le processus de brainstorming ou faire des prévisions.

La directive européenne NIS2 (Network and Information Systems Directive 2022) est entrée en vigueur le 16 janvier 2023 et doit être inscrite dans la législation de tous les États membres de l'UE avant le 17 octobre 2024.
 
La norme vise à renforcer la cyber-résilience des opérateurs européens d'infrastructures critiques et de services essentiels. Dans le contexte de la NIS2 et compte tenu de la menace persistante des cyberattaques, en augmentation spectaculaire en 2023 (les cyberattaques hebdomadaires ont augmenté dans le monde de 7 % au premier trimestre 2023 par rapport à la même période en 2022, selon le dernier rapport de recherche de Check Point[2]), les entreprises devront se protéger encore mieux pour améliorer la résilience des systèmes et des processus critiques. De plus, les clients placent la barre plus haut en termes de sécurité : une majorité de consommateurs (87 %) déclarent qu'ils ne feront pas affaire avec une entreprise s'ils doutent de ses pratiques en matière de sécurité[3]. 
 
Les organisations doivent notamment envisager des mesures de cybersécurité avancées telles que l'authentification multifactorielle, le cryptage et des solutions sécurisées de stockage dans le cloud pour garantir la sécurité des données. C'est là que le soutien professionnel d'un partenaire de sécurité informatique tel que Konica Minolta fait une grande différence avec des services d'infrastructure et infogérance tels que la protection de l'identité, des données et des terminaux de travail, les services de sauvegardes automatisées et les services de surveillance et de gestion à distance.

Les employés sont la ressource la plus précieuse d'une organisation. Une relation positive et productive doit y être entretenue et développée. Le bien-être et l'engagement des employés sont essentiels, en particulier sur un marché des talents de plus en plus concurrentiel. Ce contexte sera encore exacerbé par l'évolution des attentes des travailleurs de la génération Z (49 % choisissent leur travail/employeur en fonction de leurs valeurs personnelles[4]), par le vieillissement de la population (entre 2015 et 2050, la population mondiale âgée de plus de 60 ans va presque doubler, de 12 % à 22 %[5]) et par la pénurie de compétences[6]. Tous ces facteurs exercent une pression croissante sur les employés. Des modalités de travail flexibles, un soutien à la santé mentale, une expérience numérique appropriée et des ressources pour un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée sont autant d'éléments cruciaux qui font partie du "devoir d’attention" à l'égard des employés.
 
Dans cette optique, le groupe Konica Minolta a, par exemple, au niveau international, mis en place le programme Flourish, qui soutient tous les aspects de l'expérience professionnelle, dont le développement et l'épanouissement personnels, la santé et le bien-être, ainsi que la célébration des talents et des réussites. Le groupe Konica Minolta promeut également la diversité, l'équité et l'intégration de tous les employés, en mettant en œuvre des programmes tels que Woman2Lead et ShePlus, en développant des ERG (Employee Resource Groups), tel que le réseau LGBTQ+ VIBRANT ou en sensibilisant les employés à l'intégration des personnes handicapées. Konica Minolta Business Solution France est d’ailleurs engagé depuis 10 ans pour l’intégration et l’épanouissement des personnes en situation de handicap, par le biais de sa fondation d’entreprise.

Le travail hybride et à distance, qui repose sur des systèmes de communication et de collaboration basés dans le cloud, bénéficiera de la poursuite de l'adoption et du perfectionnement de ces systèmes, permettant aux collaborateurs de travailler ensemble de façon harmonieuse et productive. Les applications de travail en équipe pour les appareils mobiles connaissent la plus forte expansion parmi les outils de collaboration, avec un taux de croissance annuel de 2%[7], offrant aux employés la capacité de collaborer efficacement, où qu'ils se trouvent.[8]
 
Konica Minolta est partenaire Microsoft Cloud Solutions. Les experts accrédités de Konica Minolta accompagnent les organisations de toute taille et de tout secteur d’activité, à tirer pleinement parti des avantages de la gamme d'outils de communication et de collaboration Microsoft tel que Microsoft 365 ou Microsoft Teams, qui aide les entreprises à mieux organiser et interagir avec leurs employés.

Compte tenu du changement climatique, le développement durable constitue en 2024 un impératif majeur dans la conception de l’espace de travail numérique. La question essentielle est de savoir dans quelle mesure la transformation numérique, avec ses technologies et l'évolution des pratiques, peut favoriser le développement d’un espace de travail intégrant pleinement les enjeux sociaux et environnementaux.
 
L'un des exemples les plus tangibles de digitalisation qui minimise la consommation de ressources tout en apportant des avantages significatifs à la performance peut-être la réduction de l'utilisation abusive du papier dans les processus d'entreprise. En moyenne 50 % des déchets d'une entreprise sont constitués de papier[9], et même si le papier est l’un des matériaux les plus recyclés au monde, il convient d’en optimiser son utilisation.
 
Le cloud et les nouveaux outils collaboratifs permettent le travail à distance, réduisant ainsi la nécessité de trajet au bureau ou en avion pour assister à des réunions.
 
Les solutions basées sur le cloud peuvent également être plus durables que les solutions sur site, à condition que certains facteurs (consommation d'énergie, consommation d'eau, durée de vie des appareils, nettoyage numérique) soient bien pris en compte. Par exemple, les serveurs cloud, fonctionnant à l'électricité 100 % renouvelable, émettent deux fois moins de CO2 par an et par serveur que ceux sur site fonctionnant avec de l'électricité renouvelable. Ces derniers, sans électricité renouvelable, en émettent même six fois plus[10].