Réussir la digitalisation des processus administratifs : l’exemple du Lycée Perrimond avec Konica Minolta et Microsoft Power Plateform. Un retour d’expérience inspirant sur la transformation numérique des CFA.
Dans un contexte où la digitalisation des processus administratifs est essentielle, Konica Minolta s’impose comme un acteur clé auprès des Centres de Formation des Apprentis pour accompagner leur transition numérique.
Ahmed Ousahla, Business Développeur Manager Microsoft Power Platform chez Konica Minolta souligne : “La digitalisation des CFA est aujourd’hui un enjeu stratégique pour optimiser les processus d’inscription et d’admission. Grâce à Microsoft Power Platform, Konica Minolta a proposé au Lycée Perrimond une solution clé en main, performante et sécurisée, déjà éprouvée par plusieurs établissements.”
Brigitte d’Amico, chef d’établissement du lycée Perrimond, et ses collaborateurs, Magali Feynas, référente administrative apprentissage, et Olivier Demailly, attaché de gestion, font part de leur expérience avec Konica Minolta.
L’établissement est une institution marseillaise reconnue qui accueille 420 étudiants scolaires et 300 apprentis, du Bac +2 au Bac +5, poursuivant un cursus en commerce et en gestion. « Nous œuvrons pour la formation intégrale des jeunes gens, en développant des projets entreprise, d’entrepreneuriat mais aussi solidaires, de développement durable et de mobilité internationale.” résume ainsi Brigitte d’Amico. Fondé en 1938 par Jeanne Perrimond, le lycée avait pour vocation initiale de former les jeunes femmes aux métiers de la gestion et du commerce. Au fil des décennies, il a su s’adapter aux évolutions des entreprises et des diplômes, tout en restant précurseur dans ses approches pédagogiques et ses innovations.
Avec près de 400 contrats traités chaque année, la gestion administrative du Lycée Perrimond représentait un véritable défi :
Précurseur dans l’automatisation de ses processus, l’établissement a initié une transformation digitale ambitieuse, alignée avec sa démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE). L’objectif était double : optimiser l’efficacité des équipes administratives tout en s’inscrivant dans une dynamique plus durable et éco-responsable.
Au-delà des gains en efficacité, cette initiative répondait également à la volonté de limiter l’usage du papier et d’inscrire le lycée dans une démarche plus responsable et durable.
Brigitte d’Amico
Chef d’établissement du lycée Perrimond
Déjà équipée d’une solution de GED fournie par Konica Minolta, l’équipe du lycée a de nouveau fait appel à l’expertise du fournisseur informatique pour poursuivre sa transition numérique. Le lycée a ainsi entamé une digitalisation du processus Sourcing et Inscription CFA grâce à Microsoft Power Platform et l’expertise de l’architecte Konica Minolta de la solution, Michel Jounet. Cette technologie permet non seulement d’automatiser les inscriptions et le suivi administratif, mais aussi de limiter l’usage du papier, contribuant ainsi à une empreinte environnementale réduite. Grâce à un diagnostic approfondi des besoins, Konica Minolta a proposé une solution sur-mesure qui répond aux enjeux de modernisation du lycée tout en garantissant une meilleure expérience utilisateur. Cette initiative illustre parfaitement comment l’innovation technologique et la RSE peuvent se conjuguer pour créer une organisation plus efficiente, collaborative et durable.
Aujourd’hui, deux collaborateurs utilisent la solution leur permettant d’automatiser les tâches répétitives et chronophages. “ Par exemple, nous n’avons plus besoin de gérer manuellement les relances signatures des contrats, c’est programmé automatiquement. Notre travail est désormais plus fluide et nous permet de consacrer plus de temps à des missions à forte valeur ajoutée » constate Olivier Demailly, attaché de gestion.
Grâce à l’automatisation des processus administratifs, les données sont désormais centralisées, les délais de traitement accélérés et les erreurs de suivi des dossiers réduites, optimisant ainsi l’efficacité globale de la gestion administrative.
Magali Feynas
Référente administrative apprentissage
Des bénéfices tangibles :
Le gain de productivité est immédiat : réduction du temps de traitement des contrats de 4 jours à 1 jour équivalent à un gain de productivité de 0,5 ETP.
Une baisse des coûts et une gestion optimisée : diminution des coûts d’impression ; une meilleure fiabilité des échanges avec les partenaires avec une gestion plus fluide et sécurisée.
Un impact financier significatif : le temps de travail consacré aux tâches administratives est réduit ; les impressions papier sont supprimées, générant des économies notables. Les lourdeurs administratives sont allégées renforçant la fidélisation des entreprises liées aux contrats d’apprentissage.
L’un des principaux défis du projet résidait dans la nécessité d’une solution sur mesure, parfaitement intégrée aux processus internes existants. Konica Minolta a su répondre à cette exigence avec une approche innovante et sur-mesure pour digitaliser les processus Sourcing, Admission et Inscription des CFA. Grâce à Microsoft 365 et Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate et Power BI), la solution répond à plusieurs objectifs clés :
“Cette approche apporte à l’organisation une gestion plus fluide, plus rapide et plus transparente des inscriptions et des admissions.” poursuit Ahmed Ousahla.
"Notre méthodologie de projet repose sur Microsoft Azure DevOps, adaptée aux exigences spécifiques du secteur des CFA." explique Ahmed Ousahla, qui détaille les cinq étapes du déploiement :
Analyse des besoins et cadrage du projet.
Développement et personnalisation de la solution avec Power Apps.
Intégration et automatisation des processus avec Power Automate.
Mise en place de tableaux de bord et reporting via Power BI.
Formation des utilisateurs et accompagnement au changement.
“L’accompagnement et la réactivité du service support de Konica Minolta ont joué un rôle déterminant, du démarrage du projet et tout au long de sa mise en œuvre, garantissant une transition fluide et une exploitation optimisée dès les premières étapes. Pour assurer le succès d’un projet de cette envergure, la formalisation d’un schéma clair des procédures s’avère essentielle, tout comme l’implication active des utilisateurs” explique Brigitte d’Amico.
Konica Minolta détient six labels de compétence Microsoft Cloud, attestant de son savoir-faire dans l’accompagnement des organisations vers une transformation numérique efficace et sécurisée. « Obtenir les six Labels représente une étape importante pour nos équipes, démontrant l’étendue de notre expertise et notre engagement à aider les organisations à accélérer leur transformation numérique. Chaque désignation est un témoignage de la diligence de notre équipe, de son dévouement à l’apprentissage continu et du succès avéré de l’entreprise à fournir d’excellents résultats pour nos clients”, souligne Ahmed Ousahla.
Grâce à une connaissance approfondie du marché et une expertise technique éprouvée sur Microsoft Power Apps, l’approche Konica Minolta répond précisément aux attentes des établissements.
La démarche avant-vente et de mise en œuvre est ajustée aux besoins des établissements, garantissant une transition fluide et performante. Ahmed Ousahla poursuit “Le retour d’expérience de Konica Minolta de plus de trois ans sur le marché des CFA nous permet d’anticiper les défis et d’optimiser chaque projet de transformation digitale.”
La digitalisation des CFA n’est plus une option, mais un levier stratégique essentiel pour moderniser les processus administratifs, gagner en efficacité et faciliter la gestion des inscriptions. En s’appuyant sur Microsoft Power Platform, Konica Minolta offre une solution robuste, sécurisée et évolutive. Le Lycée Perrimond en est la preuve : en repensant ses pratiques, il a optimisé son organisation, réduit sa charge administrative et renforcé son attractivité auprès de ses partenaires. Une transformation numérique réussie qui inspire d’autres établissements à franchir le pas vers une gestion plus fluide, plus rapide et plus performante.
Dans cette interview exclusive, Brigitte d’Amico, Magali Feynas et Olivier Demailly reviennent sur la transformation numérique menée au sein du Lycée Perrimond avec l’accompagnement de Konica Minolta et la solution Microsoft Power Platform. Découvrez son témoignage inspirant sur les enjeux de la digitalisation des processus administratifs, les bénéfices concrets obtenus et la vision responsable portée par l’établissement.