Gestion documentaire

Centralisez vos documents pour d’avantage de productivité

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Simplifiez-vous la vie

Intégrant un grand nombre de fonctionnalités intuitives, KOMI Doc vous permet d’optimiser la gestion au quotidien de vos documents et des process métiers attachés :

Finie l’époque où l’on perdait son temps à rechercher des fichiers archivés ! Accédez facilement et instantanément à tous vos documents numérisés où que vous soyez et quel que soit votre mode de connexion.

Augmentez la productivité de vos équipes sédentaires, itinérantes ou en télétravail par un accès universel aux documents depuis tout navigateur internet, l’écran tactile de votre multifonction Konica Minolta ou bien encore depuis son Smartphone.

Recherchez et retrouvez tout contenu grâce à un nommage intuitif, un classement structuré et un moteur OCR plein texte, hypra véloce.

L’accès à distance sécurisé augmente l’agilité sur le terrain de votre équipe de vente ou de vos techniciens grâce à un accès aisé aux documents depuis leur laptop ou périphériques mobiles.
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Principales fonctionnalités

Collaboration en temps réel


La coédition, le partage, la relecture de documents peuvent se faire de manière efficace avec la mise en place de circuit de validation. Par simple glisser/déposer concevez facilement vos workflows au format digital pour ensuite gérer la réalisation de tâches ou des demandes d’approbation. Bénéficiez de la supervision en temps réel pour savoir où en sont vos collaborateurs pour la complétion des tâches qui leurs ont été affectées.

Sécurité renforcée


En quelques clics, vous avez la possibilité de gérer les droits d’accès à des dossiers et fichiers spécifiques pour vos utilisateurs et groupes de travail. En activant les fonctions de chiffrement et de double authentification intégrées, vos documents peuvent ainsi être partagés en toute confidentialité avec vos collaborateurs, partenaires et clients.
 

Gestion du cycle de vie


Assurez-vous que vos documents classés respectent les délais de conservation légaux (RGPD) ou libérez de l’espace de stockage en purgeant les contenus obsolètes. Pour cela, définissez des dates d’expiration sur tous vos types de documents et automatisez les notifications avec les dates de rappel. Décidez alors de l’action à effectuer : conserver, masquer ou détruire les documents expirés.

Génération de rapport


Analysez l’ensemble de vos données hébergées sur votre plateforme KOMI Doc et générez des rapports graphiques.Visualisez en un coup d’œil, via un tableau de bord consolidé, l’état de votre facturation clients. Suivez les indicateurs clés de vos process métiers, identifiez les tendances à long terme et prenez les bonnes décisions..

Coffre-fort numérique


Tirez profit d’une solution certifiée AFNOR NF LOGICIEL sur la norme Z42-020 et assurez-vous de conserver vos documents à vocation probatoire (archives, contrats, …). KOMI Doc intègre un composant coffre-fort électronique vous garantissant l’intégrité des données conservées.
 

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